Du ska kunna rapportera en arbetsmiljörisk även när din vanliga chef är frånvarande. Använd arbetsplatsens kontaktväg till en ersättare och skilj en brådskande situation från en fråga som kan följas upp senare. Arbetsgivaren ansvarar för att arbetsmiljöarbetet fungerar under frånvaron.
Hitta kontaktvägen innan något händer
Kontrollera vem som tar emot riskuppgifter under semester, kvällar och andra tider när chefen inte är tillgänglig. En rutin blir användbar först när du vet hur du når rätt person och vad du gör om den första kontakten inte svarar. Fråga därför efter en namngiven funktion, telefonnummer eller annan etablerad kanal.
En kollega som är mest erfaren är inte automatiskt chefens ersättare. Personen kan hjälpa dig hitta rätt, men arbetsgivaren behöver klargöra vem som får fatta beslut om arbetets organisering och åtgärder. Skriv gärna kontaktvägen tillsammans med dina övriga introduktionsuppgifter och kontrollera att den fortfarande gäller när bemanningen ändras.
När frågan är brådskande
Om du bedömer att arbetet innebär omedelbar och allvarlig fara för liv eller hälsa ska du snarast underrätta arbetsgivaren eller skyddsombudet. Det följer av 3 kap. 4 § arbetsmiljölagen. Samma bestämmelse reglerar ersättningsskyldighet när du avstår från arbetet i väntan på besked om det ska fortsätta.
En intern rapport i ett system ersätter inte en snabb kontakt i en sådan situation. Beskriv var faran finns och vilka arbetsmoment som berörs. Följ arbetsplatsens säkerhetsrutiner och vid akut nödläge larma 112. Ge dig inte själv en ny farlig arbetsuppgift för att försöka lösa problemet medan du väntar.
Beskriv observationen så att någon kan agera
Håll isär vad du själv har sett och vad du tror kan vara orsaken. Det underlättar för mottagaren att förstå frågan och undersöka den. En riskrapport behöver exempelvis ange plats, tidpunkt, arbetsmoment och den möjliga följden för den som arbetar där. Skriv även om andra personer kan möta samma situation senare.
Exempel: Du märker att material ställs i en passage när ordinarie chef är på semester. Beskriv vilken passage det gäller, när materialet placeras där och vilka som behöver använda vägen. Be den utsedda ersättaren bedöma situationen och ordna nödvändiga åtgärder. Exemplet visar en kontaktväg, inte en fullständig riskbedömning av en verklig arbetsplats.
En enkel checklista för rapporteringen
- Ange vad du observerar och var det händer.
- Beskriv vilka som kan beröras och vad som kan inträffa.
- Kontakta rätt mottagare med den brådska situationen kräver.
- Be om bekräftelse på att uppgiften har tagits emot.
- Fråga vem som hanterar frågan och när du får återkoppling.
- Rapportera igen om förhållandena förändras eller risken återkommer.
Checklistan är ett praktiskt stöd. Arbetsgivaren behöver fortfarande undersöka arbetsmiljön, bedöma riskerna och genomföra åtgärder. Du ska medverka och följa de instruktioner som gäller, men ansvaret flyttas inte över till dig genom att du skickar en rapport.
Följ upp utan att samla onödiga personuppgifter
Spara en kort anteckning om när du rapporterar och vem som tar emot uppgiften. Använd arbetsplatsens godkända system. Sprid inte hälsouppgifter eller andra känsliga detaljer i en gemensam gruppchatt om de inte behövs där. Be mottagaren förklara hur fortsatt dokumentation ska hanteras.
Om du inte får svar, använd den alternativa kontaktväg som rutinen anger. Skyddsombudet kan vara ett stöd i arbetsmiljöfrågor. Att chefen kommer tillbaka nästa vecka är inte i sig ett skäl att skjuta upp hanteringen av en risk som redan påverkar arbetet.
Vanliga missförstånd
En skickad rapport betyder inte automatiskt att någon har fattat beslut. Ett muntligt besked behöver vara tillräckligt tydligt för att du ska förstå vad som gäller. Om själva arbetsgången är oklar kan du också läsa vår vägledning om frågor vid en otydlig arbetsinstruktion.
Grundläggande kunskap hjälper dig skilja medverkan, rapportering och arbetsgivarens ansvar. Se Arbetsmiljö för medarbetare hos Kompetensutveckla om du behöver en gemensam introduktion till dessa frågor. Utbildningen ersätter inte arbetsplatsens egna rutiner eller instruktioner.
Be gärna om ett besked som går att använda i nästa arbetspass: vilken kontakt som gäller, om instruktionen ändras och hur andra berörda får samma information. När en ersättare lämnar över till ordinarie chef bör den öppna frågan följa med. Annars kan rapporten försvinna mellan två personer trots att du har använt rätt kanal. Det är en bra fråga att ta upp när ni senare följer upp rutinen.
Källor och avsändare
Kontrollerat den 10 oktober 2026: arbetsmiljölagen (1977:1160), särskilt 3 kap. 4 §, och Arbetsmiljöverkets AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete, aktuell digital föreskrift. Checklistan och exemplet är redaktionella råd från AB Kompetensutveckla.
Foto: Vitaly Gariev / Unsplash. Används enligt Unsplashs bildlicens.